En los últimos años ha cambiado por completo nuestro concepto de trabajo con documentos, el de la ofimática de siempre. Aquello de compartir archivos en redes locales, llaves USB o para los más mayores, en disquetes es ya historia. La edición colaborativa es algo ya habitual en las principales suites en la nube, como las de Microsoft o la propia Google. Hoy nos centramos en una herramienta de estos últimos, Google Drive, que nos permite editar archivos en tiempo real con otras personas, y que cuenta con una herramienta sencilla para saber si los cambios se han guardado correctamente.

Conoce siempre el estado del archivo que estás editando

Una de las mayores comodidades de la edición de archivos online es que nos permite despreocuparnos de estar guardando continuamente distintas versiones del archivo, ya que todas ellas se van grabando de manera automática. De esta manera evitamos perder nuestros cambios si hay un corte repentino de la luz, si se bloquea el ordenador o el móvil, o cualquier otra casuística habitual de estas tareas. En esos casos lo normal es que podamos recuperar sin problema alguno los últimos cambios hechos. Pero es mejor asegurarse de que es así, sobre todo en casos donde la conexión a Internet no es estable.

Icono de Google Drive | Tecnoxplora

En estos casos puede darse la situación de estar editando un archivo, y que creamos que se han guardado los datos cuando no es así. Para comprobarlo solo tienes que fijarte en un icono que podemos ver en la parte superior de la pantalla de edición de cualquier documento que estés editando en la suite de ofimática de Google. Se trata de un icono que podemos ver junto al nombre del documento, al que le acompañan otros dos iconos, el de destacar y el de añadir accesos directos a Drive. Es el icono de la nube en el que debemos pulsar para conocer el estado del documento.

Al pulsar podemos ver si los últimos cambios se han guardado correctamente. Además de saber si el documento está preparado para ser editado sin conexión a Internet. En esta modalidad todos los cambios que hagas se guardarán automáticamente en el momento de retomar la conexión. En el caso de que haya problemas y no se hayan guardado los cambios veremos que el icono verde torna en rojo. Así sabremos si los cambios se están guardando de manera automática o no. Por tanto hablamos de un ajuste clave para saber cuál es la situación de los documentos que estamos editando en esta herramienta en la nube.

Así podemos saber siempre si los documentos se están guardando correctamente o no. Esta funcionalidad es extensible a las distintas apps de edición en la nube con las que cuenta. Ya sean archivos de texto, tablas como las de Excel o presentaciones, siempre vamos a poder comprobar el estado de guardado de la aplicación desde este útil icono. Algo a tener siempre muy en cuenta si no queremos perder los últimos cambios realizados en estas herramientas.