Documentos de Google, así puedes crear una copia de un documento sin abrirlo

Trabajar en línea nos ofrece infinidad de ventas, sobre todo la posibilidad de acceder y actualizar los documentos desde cualquier dispositivo desde el que podamos entrar en nuestra cuenta de usuario. Pero no siempre queremos compartir el uso del archivo y preferimos compartir un duplicado del documento a través de otra app o incluso guardarlo fuera de la nube. Ahora podemos obtener una copia de un documento sin necesidad de abrirlo, te contamos cómo.

Haz una copia de un archivo sin necesidad de abrirlo

Siempre que abrimos un documento, corremos el peligro de modificar algo por error y sin darnos cuenta ocasionar cambios. Si no queremos que nadie sepa que hemos hecho una copia del documento, podemos hacerlo sin necesidad ni siquiera de abrirlo. Una de las aplicaciones más usadas para albergar los documentos de Google es Drive. La app de almacenamiento nos da acceso a todos los archivos que tengamos guardados en la nube. Desde aquí tenemos la posibilidad de realizar varias acciones. Desde compartir, descargar, cambiar el nombre y la ubicación del mismo e incluso hacer una copia sin necesidad de abrirlo. Conservar una copia de nuestros documentos nos permite actualizar o realizar modificaciones de este sin perder la información, guardando varias versiones. Con lo que podemos volver al documento original si es necesario en algún momento.

El botón derecho del ratón, nos ofrece el acceso a una serie de opciones integradas en un menú, el cual emerge cada vez que pulsamos este sobre cualquier archivo. Tan solo tenemos que pinchar con el botón derecho del ratón y seleccionar “hacer una copia”. También podemos usar el atajo de teclado “Ctrl+C” “Ctrl+V” con el mismo resultado. Un truco que también puedes usar en Windows, para hacer copia de cualquier archivo, incluso para crear copias en otras ubicaciones, duplicando los archivos de una forma rápida y sencilla. Esto nos permite ser mucho más eficientes, ahorrando un valioso tiempo, ya no que perdamos el tiempo, abriendo el documento, desplegando el menú archivo y seleccionando la opción deseada. Unos pocos segundos que a lo largo del año se convierten en minutos y probablemente en horas perdidas con tareas repetitivas.

La copia del documento se guarda en la misma ubicación que el original, para diferenciarlo de este le asigna el mismo nombre añadiendo “copia de (nombre del archivo)”. De modo que podemos cambiar el nombre si creemos que es necesario. Una buena forma de organizar la copia de estos documentos, además de renombrarlos, es añadir fechas o descriptores que nos ayuden a identificar fácilmente cada una de las copias e incluso los cambios introducidos en estos. Una vez obtenemos la copia, tenemos varias opciones, desde seguir almacenando la copia en la misma ubicación, cambiarlo de carpeta, compartirlo o enviarlo a otros usuarios o descargarlo para guardarlo de forma local en nuestros dispositivos. Una opción muy interesante para realizar cambios de forma colaborativa en los documentos sin perder de vista el original

Así de fácil es escanear documentos con WhatsApp