Apps y servicios gratuitos que te ayudarán a ser más productivo en tu trabajo

En nuestro día a día trabajamos con múltiples herramientas y soportes para tratar la información que manejamos. Correos electrónicos, blocs de notas, tareas y documentos que, por norma general, acaban repartidos entre múltiples soportes (físicos y digitales) y repositorios (carpetas, archivadores en un cajón de nuestra mesa, Dropbox, Gmail y un largo etcétera).

Organizar la información en un número discreto de soportes nos permite ahorrar tiempo y tener organizada la información de manera que podamos localizarla rápidamente y sin necesidad de tener que dedicar tiempo a buscarla. Ahorrar tiempo, evidentemente, nos permite ser más efectivos y, por tanto, hacer que nuestro trabajo fluya más rápido y, en definitiva, la relación esfuerzo-resultado nos sea más favorable.

¿Y existen aplicaciones que nos ayudan a mejorar nuestra productividad? Usar una aplicación realmente no hace que seamos más productivos. Por el mero hecho de darnos de alta, evidentemente, no vamos a trabajar mejor: la clave está en cómo integramos estas aplicaciones y servicios en nuestra forma de trabajar y si, realmente, somos disciplinados.

Una de mis aplicaciones de referencia en el ámbito de la productividad es Evernote, un cuaderno digital en la nube que nos permite centralizar todas nuestras notas en un único lugar y desterrar de nuestras vidas el cuaderno de papel.

En Evernote podremos centralizar nuestras notas, documentos digitales, tarjetas de visita, actas de reuniones, listas de tareas e, incluso, correos electrónicos. Un único repositorio en que almacenar toda la información que consideramos importante y que siempre debemos tener a mano (ya sea desde la web, desde su cliente de escritorio o desde sus aplicaciones para iOS, Android o Windows Phone).

Lo bueno de Evernote es que no es una aplicación “aislada”, existe un interesante ecosistema alrededor de este servicio con aplicaciones propias de Evernote (como Skitch, que es un editor de imágenes, Evernote Hello, ideal para gestionar los contactos y la información asociada a estos o Penultimate, orientada a usuarios que toman notas a mano desde su iPad) y con aplicaciones de terceros que integran a Evernote que nos permiten complementar las funcionalidades de este servicio y seguir centralizando la información.

Una alternativa a Evernote es OneNote, de Microsoft, que también nos ofrece un cuaderno de notas para que eliminemos nuestro clásico cuaderno de papel.

Gestionar el tiempo es otro de los aspectos clave a la hora de hablar de productividad. Nuestra jornada de trabajo, salvo imprevistos, no debería ser fruto de la improvisación. Por eso es importante que planifiquemos lo que vamos a hacer cada día de manera ordenada y evitando que se nos queden tareas sin abordar (o en el olvido).

Existen en la red múltiples aplicaciones para gestionar tareas: Evernote permite hacerlo gracias a la función de “recordatorios”, pero existen otras herramientas a tener en cuenta, desde clásicos como Remember the Milk o servicios de uso extendido como Wunderlist o Trello.

Dentro del amplio espectro de herramientas disponibles, Trello es una de las más interesantes para trabajar tanto de manera individual como en grupo. Una herramienta multiplataforma que nos permite organizar equipos de trabajo, asignar tareas a los miembros del equipo, realizar el seguimiento de objetivos y tareas, realizar planificaciones y tener todo controlado gracias a sus alertas y notificaciones cuando un deadline se acerca.

Aquellos que busquen trabajar en grupo o de manera individual pero con una aplicación que, además, se preocupe por el diseño y la experiencia de uso deberían probar Wunderlist. Se trata de una aplicación muy cuidada, con una fantástica experiencia de uso para los que buscan organizar sus tareas y planificar su jornada laboral. Sencilla y fácil de manejar, esta aplicación nos permite organizar ese 'to-do' y, además, colaborar con nuestros compañeros de equipo en listas de tareas compartidas tanto desde el navegador como desde nuestros dispositivos móviles.

A la hora de compartir archivos, el abanico de servicios de almacenamiento en la nube que tenemos disponibles nos ofrece bastantes opciones. Dropbox, Google Drive o OneDrive son, quizás, los más conocidos por los usuarios y nos permiten, además, sincronizar nuestros archivos entre múltiples dispositivos (además de poder compartirlos con otros usuarios).

A esta lista de “viejos conocidos” podemos sumar otros servicios como Sher.ly, que nos ofrece la posibilidad de compartir archivos de gran tamaño de una manera segura (ideal para usarlo como repositorio de archivos dentro de una empresa o un proyecto) y BitTorrent Sync, ideal para sincronizar archivos entre dispositivos de manera directa sin necesidad de pasar por un almacenamiento intermedio.

Si tienes que hacer seguimiento de clientes, una buena forma de organizar la información es mediante el uso de un CRM (Customer Relationship Management), herramientas que nos ayudan a centralizar la información de nuestra cartera de clientes para que trabajemos de manera coordinada, evitando así almacenar la información de forma dispersa entre múltiples correos electrónicos y documentos que luego no podemos compartir con el resto de nuestro equipo.

Insightly es una opción a tener en cuenta dentro de este campo de herramientas de CRM. Si no contamos con mucho presupuesto, en su versión gratuita nos ofrece recursos con los que poder arrancar nuestra gestión centralizada de clientes y trabajar de manera coordinada con nuestro equipo de trabajo centralizando la información y ahorrándonos tiempo y, sobre todo, más de un correo electrónico.

Si nos damos de alta en la plataforma tendremos hasta 200 MB de espacio de almacenamiento, tres usuarios simultáneos y hasta 2.500 clientes que podremos catalogar y gestionar.