Cómo organizar tu vida laboral con Evernote y IFTTT

La vida laboral de un profesional que tenga que operar, filtrar, recopilar y sacar algo de toda esa información puede ser bastante pesada. Realizar notas y organizarlas, pese a que existen un montón de programas para ello, sigue siendo una tarea relativamente pesada cuando las cosas no están automatizadas. Así pues, la única forma de solucionar esto es creando uno mismo ciertos automatismos y, para esto, la opción que mejor resultado da es el dúo dinámico de Evernote y IFTTT.

Evernote es una app bastante conocida ya, que opera en todos los dispositivos que uno pueda imaginarse y cuya base es bien sencilla: haz notas en cualquier momento, escritas, de voz, de vídeo, como sea, y sincronízalas para tener acceso a ellas siempre. Es como llevar encima un cuaderno que no se pierde, que no hay que pasar a limpio.

IFTTT es algo más compleja, empezando por su nombre. En la lengua de Shakespeare viene a significar “If this, then that” y en la de Cervantes “si esto, entonces aquello”. Para que todos nos entendamos, se define como un servicio para crear automatismos entre aplicaciones. Por ejemplo, si hago una foto, que se guarde en Evernote y a su vez éste la sincronice con Google Drive ¿Ves ya por dónde va la cosa?

Al introducir "recetas" -así es como se llaman estos automatismos que se pueden crear en IFTTT- que empleen las notas de Evernote, es posible enviar mails con textos concretos, hacer una entrada en Google Calendar cuando se ha terminado un texto, crear copias de seguridad de lo escrito en Evernote con un documento de texto en Google Drive, y un largo etcétera de labores. Empleando activamente las dos apps que citamos es posible organizar el trabajo del día a día sin sudar y ahorrándose el tiempo que hay que emplear entrando, copiando y buscando cosas en las aplicaciones.

Veamos unos cuantos ejemplos útiles

Es muy normal establecer un calendario con citas de trabajo, igual que lo es tomar notas en dichas citas. Con una sola receta, es posible sincronizar las notas tomadas con Evernote con la cita creada en Google Calendar, e incluso es posible crear tales citas de Calendar y que a su vez se cree el documento de texto de Evernote donde tomar las notas. Depende de lo profundo y específico que se quiera llegar. Aquí una receta (se pueden crear y compartir recetas libremente, por cierto) para todo ello. Y también es posible crear un diario de todas las reuniones con otra receta.

Otra receta imprescindible: guardar un post de internet que nos resulte interesante o necesario. Con la muerte de Delicious y Google Reader, este sistema puede venir muy bien. Se trata simplemente de copiar el texto de un post de Feedly -heredero del servicio de Google- en Evernote para acceder a él siempre que se quiera y ahorrarse entrar en una nueva aplicación y buscarlo. Esta receta se hizo desde la propia cuenta de Feedly, así que imaginad cuánta gente la usa.

Una más, esta para guardar recibos y facturas en Evernote. Cada vez compramos más por internet y cada vez hay menos facturas ordenadas como dios manda, pero con esta receta es posible crear una nota cada vez que llegue una a Gmail. Es más complejo que otras recetas, porque aquí habría que crear una receta por cada cuenta desde la que se nos manda una factura, pero si se tienen clientes fijos o se compra siempre en Amazon, es tan fácil como poner el nombre del cliente o la dirección de mail del servicio para filtrarlo y que se cree. Para agregar y modificar la receta, aquí.

Por último, una receta de pura organización: cada vez que creemos una receta, IFTTT creará una nota en Evernote. Si haces 3, es fácil recordar cuántas recetas empleas, pero si usas 30 diferentes viene tener un listado organizado.

Admitimos que organizarse al principio con Evernote e IFTTT es complicado, pero una vez se entiende el sistema, que no es difícil si se miran las recetas creadas por otros usuarios y se prueba un par de veces, el tiempo ahorrado es espectacular. Además, da gusto ver cómo internet trabaja para ti y no tú para él.

Evernote está disponible para PC, Mac, Android y iOS. Por desgracia, IFTTT ahora mismo solo tiene su webapp y versión para iOS, pero no tardará en llegar para Android.